Elektronski dokumentni sistem - eDMS

Upravljanje z dokumentarnim gradivom tekom njegovega življenjskega cikla mora potekati v skladu z načeli dobre prakse, vključno s pravnimi zahtevami tako, da bodo le-ti celoviti, avtentični, verodostojni, zanesljivi, varni, trajni, uporabni in dostopni. 

Zaradi hitrejše razpoložljivosti dokumentov in podatkov / informacij, je racionalno stremeti k upravljanju dokumentarnega gradiva v elektronski obliki na vseh področjih, kjer je to izvedljivo in gospodarno.

Pri razvoju rešitev sodelujemo z nemškim podjetjem DocuWare, katerega tradicija na področju eDMS sega v leto 1988. Danes je DocuWare eden vodilnih ponudnikov programskih rešitev na področju elektronske hrambe dokumentov in upravljanja z dokumenti v elektronski obliki, z več kot 350.000 uporabniki v več kot 70 državah po vsem svetu.  

Kot Avtoriziran DocuWare Partner združujemo znanje in implementiramo rešitve, ki našim uporabnikom omogočajo učinkovito upravljanje ter varno, gospodarno in zakonsko skladno hrambo dokumentarnega in arhivskega gradiva.


Izpostavljene funkcionalnosti eDMS
Poleg splošnih funkcionalnosti dokumentnega sistema izpostavljamo nekaj takšnih, ki zagotavljajo prednosti, pri uporabi naših rešitev. 

Nizki skupni stroški lastništva – TCO 

Nizke stroške lastništva lahko podkrepimo z rezultati dosedanjih implementacij, kjer se je izkazala predvsem enostavna ter hitra namestitev, povezljivost z lastnimi aplikacijami uporabnika, enostavno in centralizirano administriranje, nadvse enostavno in intuitivno upravljanje z dokumenti za končnega uporabnika

Enostavno in hitro iskanje dokumentov

Poleg iskanja po vsebinskih metapodatkih lahko dokumente iščete po celotni vsebini, s pomočjo zmogljive Fulltext podpore. V arhivu z več kot 100 mio dokumentov boste našli točno določen dokument ali cemo stran v dokument v pičlih nekaj sekundah. 

Varnost dokumentov in informacij

Ne le revizijska sled, ki poroča o sleherni aktivnosti v zvezi z dokumenti in informacijami v eDMS, dodatno varnost vaših dokumentov omogoča določanje dostopnih in funkcionalnih pravic na več nivojih. Tako lahko za določene skupine uporabnikov bodisi omejite dostop do določenih dokumentov ali pa izvajanje posameznih funkcij, kot so tiskanje, prenos ali posredovanje dokumentov. Imejte centraliziran nadzor nad tem, kaj se dogaja z dokumenti in informacijami v vašem podjetju.

Popolnoma brezpapirno poslovanje

Z enim produktom pokrijemo vse delovne postopke od digitalizacije in zajema v elektronski obliki, preko upravljanja in vodenja poslovnih procesov, do arhiviranja oz. varne in verodostojne dolgoročne hrambe dokumentov.

Samodejni zajem podatkov

S pomočjo DocuWare Intelligent Indexing servisa je ročni vnos podatkov preteklostGre za OCR sistem, ki se samodejno "uči", kako klasificirati dokument in iz dokumenta prepoznati vsebinske metapodatke. Tako lahko denimo vhodni račun po digitalizaciji prepustite avtomatskemu zajemu, sistem pa bo poskrbel, da bodo zneski, datumi, sklici in ostali podatki samodejno prepoznani in preneseni. 

eDMS sistem v oblaku

DocuWare je med prvimi eDMS razvijalci dodatno k "on-premise" licenčnemu modelu, razvil tudi eDMS v oblaku. Danes je DocuWare Cloud zanesljiva rešitev, ki omogoča popolnoma vse eDMS funkcionalnosti, brez da zato potrebujete lastno inforamcijsko infrastrukturo ali investicijo v licence. Mesečno najamete, kolikor potrebujete.

Certifikacija pri Arhivu RS

Programska oprema - eDMS DocuWare je certificirana pri Arhivu Republike Slovenije za Funkcionalni tip programskega produkta: Podpora celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (arhivsko in dokumentarno gradivo) (C)

Povezljivost z ostalimi aplikacijami 

Široka paleta različnih certificiranih DocuWare vmesnikov, kot so Connect to Outlook, Connect to SAP, Connect to Sharepoint in drugi,  omogočajo povezovanje in z aplikacijami in napravami v vašem poslovnem sistemu. Izmenjava podatkov in integracija z računovodskimi, kadrovskimi, ERP, CRM, BI rešitvami je tako možna za večino splošno uveljavljenih produktov. Specifične integracije pa terjajo minimalne potrebe po dodatnem razvoju.

Podpora mobilnim napravam

Ne glede na to, ali potrebujete dokument, ali vas čaka opravilo, ki ga morate izvesti v okviru elektronskega procesa, lahko to storite tudi preko mobilnih naprav od kjerkoli in kadarkoli. DocuWare omogoča mobilni dostop do celotnega dokumentnega sistema.


Če želite izvedeti več o funkcionalnostih in področjih uporabe dokumentnega sistema - eDMS, rezervirajte termin za kratek informativni sestanek.