Vsak poslovni proces je edinstven.

V osnovi so posamezni poslovni procesi (npr. likvidacija vhodnih računov) medsebojno primerljivi, vsako podjetje pa mu doda svoje specifike glede na lastno organizacijsko kulturo.

Izvedljivost digitalizacije poslovnega procesa, z našimi orodji za obvladovanje dokumentov, informacij in procesov, skoraj ne pozna meja.   Naštetih je le nekaj področij, ki smo jih podprli z našimi orodji in digitalizirali poslovne procese. 


Pretekle strokovne izkušnje z različnimi poslovnimi procesi in pridobljena znanja uporabimo pri uvedbi/podpori specifičnega poslovnega procesa, skladno z vašimi zahtevami.


Naše rešitve uporabljajo na področju

Sprejemna pisarna

Digitalizacija papirnih dokumentov na vhodu v organizacijo omogoča, da se z uporabo ustreznih orodij (eDMS) vhodna pošta samodejno klasificira, zajame in dodeli odgovornim osebam ali njihovim namestnikom. Ker pa je dnevno vedno več tudi elektronske pošte, ki predstavlja enako pomemben dokument za poslovanje, poskrbimo tudi za integracijo elektronske pošte in drugih dokumentov v izvorni elektronski obliki v isti proces obvladovanje vhodne in izhodne pošte.  

Računovodstvo 

Večina računovodskih dokumentov mora vsaj skoz postopke pregleda, če ne tudi potrjevanja. Samodejni zajem podatkov iz dokumenta omogoča enostavnejšo likvidacijo in kontiranje, možnost povezovanja z računovodskimi in ERP sistemi, pa zagotovi brezhibno izmenjavo podatkov, kar zmanjša možnosti napak in pripomore k hitrejši izvedbi postopkov.

Nabava

Od naročila manjših vrednosti, do kompleksnih nabavnih postopkov z vodenjem razpisa. Zagotovimo vam podporo celotnim postopkom v elektronski obliki ter upravljanje in hrambo dokumentov, ki nastajajo v postopku nabave (Povpraševanje, ponudbe, naročilnice, prevzemnice, komisijski zapisniki, izjave, certifikati, pogodbe, računi ....). Z našimi orodji zagotovimo popolnoma brezpapirni, transparenten in varen poslovni proces.

Kadrovska dokumentacija

Elektronska kadrovska mapa je v večjih organizacijah skoraj nepogrešljiva. Postopek se začne s povpraševanjem po delu oz. razpisom. Vsi dokumenti, ki nastanejo ob tem, od razpisa, preko intervjuja in elektronske korespondence, do pogodbe o zaposlitvi, se varno hranijo v elektronski kadrovski mapi. Do tukaj, so postopki standardni, vendar naše rešitve ponujajo več. Podpis pogodbe lahko samodejno generira obrazec oz. seznam opravil za pripravo novega delovnega mesta, ki ga prejme odgovorna oseba (npr. zagotovitev računalnika, dodelitev dostopa, izobraževanja...). Zaposleni prejemajo plačilne liste skozi varen in transparentno voden elektronski proces, planirajo dopuste oddajajo potne naloge in še več. Kar je pa najpomembneje, vsi dokumenti so podvrženi strogim varnostnim ukrepom za dolgoročno hrambo v certificiranem dokumentnem sistemu.

Prodaja

Postopek je iz procesnega vidika podoben postopu nabave, vendar to kar pri nabavi predstavlja vhodne dokumente, so pri prodaji izhodni dokumenti. Sicer pa so z našimi rešitvami podprti vsi postopki za dokumente in informacije, ki nastajajo v procesu prodaje (Povpraševanje, ponudbe, naročilnice, prevzemnice, komisijski zapisniki, izjave, certifikati, pogodbe, računi .... )

Vodenje kakovosti

Upravljanje z ISO dokumentacijo in ostalimi standardi je z našimi rešitvami transparentno in učinkovito. Dokumenti kakovosti, ki jih ustvarjajo avtorji in soavtorji so samodejno verzionirani. Elektronsko potrjevanje dokumentov in izdaja nove verzije je vodena po predpisanem postopku in samodejno vključuje vse odgovorne osebe. Uporaba dokumentov, predpisov, navodil je za končnega uporabnika enostavna, hkrati pa lahko do dokumentov dostopa kadarkoli in kjerkoli jih potrebuje. Načrtovanje in vodenje presoj, spremljananje izvedbe korektivnih ukrepov, vključevanje 5 WHY in 8D, delegiraneje odgovornosti in zadolžitev je še nekaj od mnogih dodatnih lastnosti, ki jih podpiramo z našimi rešitvami na področju vodenja kakovosti.

Logistika

Podjetja, katerih primarna dejavnost so logistične storitve in podjetja, ki te storitve občasno koristijo se srečujejo z dokumenti, ki morajo skozi določene postopke na eni strani, na drugi pa morajo biti ti dokumenti varno hranjeni za kasnejše poizvedbe. Uporabniku prijazno procesiranje in hramba potnih nalogov, CMR, ECL, dobavnic ter ostalih dokumentov v elektronski obliki, je zato podprto z našimi rešitvami.

Pravna pisarna

Upravljanje s pogodbami je le eden od mnogih procesov, ki se odvijajo v oddelku pravne pisarne. V našem istemu se pogodba lahko podpiše z digitalnim certifikatom, digitaliziranim podpisom, ali digitalizira pogodba v papirni obliki. K pogodbi priložite vse povezane dokumente, kot so ponudbe, korespondenca, zapisniki sestankov in pogajanje ter ostale dokumente, ne glede na to, ali ste jih prejeli po elektronski pošti, ali pa gre za papirne dokumente. Seveda pa sistem omogoča tudi upravljanje z življenjskim ciklom pogodbe, opozorila in samodejno delegiranje zadolžitev ob poteku ali podaljšanju pogodbe in druge aktivnosti.

En sistem za vse procese

Aktivnosti kot so potrjevanje, delegiranje, posredovanje in nadomeščanje, so osnovni del digitalnega poslovnega procesa.

Vsi procesi so prepleteni in se navezujejo drug na drugega. Z našimi rešitvami se dokumenti iz različnih procesov in oddelkov med seboj samodejno povezujejo, kar omogoča visoko stopnjo racionalizacije poslovanja. Odpade namreč multipliciranje in fizična dostava dokumentov, hkrati pa je vsak elektronski proces transparenten, izvajanje pa lokacijsko neodvisno.


Vsak poslovni proces je možno izboljšati.

Poslovne procese izboljšujemo z dvema pristopoma:

CPI - continuous process improvement: manjše spremembe obstoječega procesa, npr. podpora poslovnih procesov z računalniškimi aplikacijami v skladu z interno metodologijo dela in metodami TQM - Total Quality Management, Six Sigma, Kaizen,...

BPR - business process reengineering: temeljite spremembe obstoječega procesa, npr. ko poslovni proces vzpostavimo na novo.

Vsak poslovni proces ima svojo stopnjo razvoja.

Poslovne procese razvrščamo v naslednje razrede po kriterijih, ki merijo stopnjo razvitosti posameznega poslovnega procesa:

  • Izhodiščni - tudi »ad hoc« procesi, kjer je uspeh izvajanja odvisen predvsem od osebnih naporov posameznih izvajalcev
  • Upravljani - delovni postopki so vzpostavljeni (urejeni in ustrezno vodeni) v posameznih organizacijskih enotah
  • Standardizirani - poslovni procesi so vzpostavljeni tudi med organizacijskimi enotami (end-to-end) in standardizirani (podrobno opisani)
  • Predvidljivi - poslovni procesi so kvantitativno merjeni
  • Optimizirani -  poslovni procesi so neprestano izboljševani (continuous process improvement).